Für die Bundesanstalt für den Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BDBOS) hat ein verantwortungsbewusster Umgang mit personenbezogenen Daten hohe Priorität. Wir möchten, dass Nutzerinnen und Nutzer des Videokonferenzsystems wissen, wann welche Daten durch die BDBOS als Auftragsverarbeiterin verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten werden nur im notwendigen Umfang verarbeitet. Welche Daten zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage benötigt und verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach der Art der Leistung, die von Ihnen/den Nutzerinnen und Nutzern in Anspruch genommen wird, beziehungsweise ist abhängig davon, für welchen Zweck diese benötigt werden.

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz beachtet werden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in der BDBOS erfolgt in Übereinstimmung mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

In den nachfolgenden Ausführungen informieren wir Sie über Art und Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nummer 1 EU-DSGVO) sowie über die Ihnen in diesem Zusammenhang zustehenden Rechte, wenn Sie das Videokonferenzsystem CMS-Bund-Instanz in Anspruch nehmen.

1. Wer ist datenschutzrechtlich verantwortlich?

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der Veranstalter der Videokonferenz datenschutzrechtlich verantwortlich. Die BDBOS als Betreiberin des Videokonferenzsystems CMS-Bund-Instanz verarbeitet Ihre Daten nur im Auftrag des Veranstalters (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Weitere Hinweise und Erklärungen zur Datenverarbeitung durch das Videokonferenzsystem können Sie der FAQ zum Datenschutz bei der CMS-Bund-Instanz entnehmen.

2. Kontaktdaten

Sie erreichen uns unter:

Bundesanstalt für den Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BDBOS), vertreten durch den Präsidenten
Fehrbelliner Platz 3, 10707 Berlin
Telefon: +49 (0) 30 18681-45350
Fax: +49 (0) 30 18681-45880
E-Mail: poststelle@bdbos.bund.de

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Übertragung von E-Mails standardmäßig nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt geschieht, sodass Unbefugte potentiell die übermittelten Informationen zu Kenntnis nehmen und manipulieren können. Für schutzwürdige Nachrichten empfehlen wir Ihnen daher, über das Kontaktformular mit uns in Kontakt zu treten.

3. An wen können Sie sich in Datenschutzfragen wenden?

Für konkrete Fragen zum Schutz Ihrer Daten erreichen Sie unsere behördliche Beauftragte für den Datenschutz unter folgenden Kontaktdaten:

Bundesanstalt für den Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BDBOS)
Datenschutzbeauftragte
11014 Berlin
E-Mail: dsb@bdbos.bund.de

4. Welche Datenverarbeitungen werden vorgenommen?

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person bereits dann angesehen, wenn sie indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, Standortdaten oder einer Online-Kennung – identifiziert werden kann (Art. 4 Nummer 1 DSGVO).

4.1 Verkehrsdaten

Um eine Videokonferenz aufbauen und deren Funktionsfähigkeit sicherstellen zu können, müssen Verkehrsdaten von Ihnen verarbeitet werden. Es handelt sich um Daten, die bei der Nutzung des Videokonferenzsystems entstehen.

4.1.1 Datenarten

Dazu gehören:

• Ihre E-Mail-Adresse, falls Sie die Videokonferenz gebucht haben,
• Beginn und das Ende der Verbindung,
• die Telefonnummer, wenn Sie sich per Telefon einwählen, und
• die IP-Adresse. 

4.1.2 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 2 Abs. 1 S. 2 BDBOSG, § 3 BDSG zum Betrieb sowie §§ 9, 12 TTDSG für die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Videokonferenzsystems.

4.1.3 Aufbewahrungsdauer

Sollten Sie die Videokonferenz gebucht haben, wird Ihre E-Mail-Adresse für den Zeitraum der Videokonferenz gespeichert. Sollten Sie sich per WebRTC einwählen, werden keine Verkehrsdaten von Ihnen erfasst. Sollten Sie sich auf andere Weise einwählen, werden Ihre Verkehrsdaten für 30 Tage gespeichert und danach gelöscht.

4.2 Inhaltsdaten

Bei Inhaltsdaten handelt es sich um Daten, die bei der Nutzung des Videokonferenzsystems entstehen.

 4.2.1 Datenarten

Dies sind:

• Bilder von Ihnen sowie vom Raum, in dem Sie sich aufhalten,
• Kommunikationsinhalte und
• bei einer Einwahl per Telefon die Telefonnummer als Ihr Benutzername. 

4.2.2 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 2 Abs. 1 S. 2 BDBOSG, § 3 BDSG zum Betrieb des Videokonferenzsystems.

4.2.3 Aufbewahrungsdauer

Die Kommunikationsinhalte werden nicht gespeichert, aufgezeichnet, gestreamt oder verwendet.

5. Wer erhält Ihre Daten bzw. an wen werden diese übermittelt?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Die BDBOS stellt dem BSI jedoch nach § 5 Abs. 1 S. 4 BSIG Verkehrsdaten zur Verfügung. Diese werden jedoch künftig vor der Übermittlung anonymisiert.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber der Behörde folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
  Mit dem Recht auf Auskunft erhält der Betroffene eine umfassende Einsicht in die ihn angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung. Es gelten die in § 34 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.
• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
  Das Recht auf Berichtigung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, unrichtige ihn angehende personenbezogene Daten korrigieren zu lassen.
• Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
  Das Recht auf Löschung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, Daten beim verantwortlichen löschen zu lassen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die ihn angehenden personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig sind, rechtswidrig verarbeitet werden oder eine diesbezügliche Einwilligung widerrufen wurde. Es gelten die in § 35 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
  Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, eine weitere Verarbeitung der ihn angehenden personenbezogenen Daten vorerst zu verhindern. Eine Einschränkung tritt vor allem in der Prüfungsphase anderer Rechtewahrnehmungen durch den Betroffenen ein.
• Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
  Das Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet die Möglichkeit für den Betroffenen, die ihn angehenden personenbezogenen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten, um sie ggf. an einen anderen Verantwortlichen weiterleiten zu lassen. Gemäß Art. 20 Abs. 3 Satz 2 DSGVO steht dieses Recht aber dann nicht zur Verfügung, wenn die Datenverarbeitung der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben dient.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung, Art. 13 und 14 DSGVO
  Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, kann der Betroffene diese jederzeit für den entsprechenden Zweck widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang des Widerrufs unberührt.
• Recht auf Widerspruch gegen die Erhebung, Verarbeitung und bzw. oder Nutzung, Art. 21 DSGVO
  Das Recht auf Widerspruch beinhaltet die Möglichkeit für Betroffene, in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit diese durch die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder öffentlicher sowie privater Interessen gerechtfertigt ist. Es gelten die in § 36 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO
  Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, kann der Betroffene diese jederzeit für den entsprechenden Zweck widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang des Widerrufs unberührt.
• Recht auf Beschwerde, Art. 77 DSGVO
  Sie haben das Recht, auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die BDBOS zuständige Aufsichtsbehörde ist die/der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie sich schriftlich oder elektronisch an die Datenschutzbeauftragte unter den unter Ziffer 3 genannten Kontaktdaten wenden. Zur Geltendmachung Ihres Beschwerderechts wenden Sie sich bitte direkt an die Aufsichtsbehörde, die/den Bundesbeauftragte/n für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.