Anwenderhandbuch CMS-Bund Instanz Version 2.60
FAQ Datenschutz beim Videokonferenzsystem CMS-Bund Instanz Version 1.0
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur Nutzung der CMS-Bund-Instanz auf der BDBOS Meeting Plattform. Diese richten sich vor allem an Teilnehmende, die für die CMS-Bund-Instanz nicht buchungsberechtigt sind, beispielsweise Privatpersonen, Unternehmen und Einrichtungen außerhalb der Netze des Bundes.
Weiterführende Informationen finden Sie außerdem im Anwenderhandbuch.
Sie haben ein Problem oder benötigen technische Unterstützung bei der Nutzung der BDBOS Meeting Plattform? Dann wenden Sie sich bitte direkt an die für IT in ihrem Haus zuständige Stelle.
Sie haben Fragen zu einer gebuchten Konferenz, zu der Sie eingeladen wurden? Dann kontaktieren Sie bitte die Person, die Sie eingeladen hat.
Die Freischaltung weiterer Domains erfolgt aktuell nur für Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung, wenn die entsprechenden Systemkapazitäten vorhanden sind.
In selbst gebuchten Konferenzen sind bis zu 250 gleichzeitige Einwahlen (Telefon, SIP, WebRTC via Browser) möglich.
Für Buchungsberechtigte der CMS-Bund fallen bei regulärer Buchung mittels der freigeschalteten Domain keine Kosten an. Die Teilnahme an Konferenzen ist für alle grundsätzlich kostenfrei.
Folgende Browserversionen wurden erfolgreich mit der derzeit eingesetzten CMS-Version getestet. Diese sind mindestens einzusetzen. Die Verwendung aktueller Versionen wird empfohlen.
| Browser | Version |
|---|---|
| Google Chrome (Windows, macOS und Android)* | 102.0.5005.115 |
| Mozilla Firefox (Windows) | 103.0.1 |
| Chromium-based Microsoft Edge (Windows) | 103.0.1264.77 |
| Apple Safari für macOS | 15.5 |
| Apple Safari für iOS | 15.5 |
| Yandex for Windows | 22.7.3.713 beta |
* aus technischer Sicht empfohlen
Hinweis für Teilnehmende mit Apple-Geräten
Mit Nutzung von Safari 15.0 auf MacOS 12.5.1 oder iOS/iPadOS 15.0 werden Bild und Ton aufgrund eines Fehlers unter Umständen nicht an die weiteren Teilnehmenden übertragen.
Bitte aktualisieren Sie die Software der betroffenen Apple-Geräte auf die aktuellste Version.
Der Dienst CMS-Bund der BDBOS Meeting Plattform unterstützt grundsätzlich UDP und TCP. Da sich die CMS-Bund außerhalb des Informationsverbunds NdB befindet, kann CMS-Bund aus Nutzerhäusern aus Sicherheitsgründen derzeit nur über das TCP-Protokoll erreicht werden. Die Unterstützung der Netzwerkprotokolle steht in Abhängigkeit der Zugangsart:
Die Einwahl via privater Infrastruktur wird empfohlen.
Die Einwahldaten stehen gewöhnlich innerhalb von 5–10 Minuten zur Verfügung. Empfohlen wird eine Buchung ca. 30 Minuten im Voraus, um die Einwahldaten an die Teilnehmenden verteilen zu können.
Ja, das ist nach Eingabe der Einwahldaten und vor dem anschließenden Beitritt zur Videokonferenz möglich. In dem Schritt können die gewünschten Komponenten (Kamera, Mikrofon) gewählt und bei Bedarf deaktiviert werden, falls mehrere im System des Teilnehmenden vorhanden sind.
Die Deaktivierung und Aktivierung von Kamera und Mikrofon ist auch während der aktiven Konferenz möglich.
Eine Änderung des Hintergrundbildes oder Nutzung eines virtuellen Hintergrunds ist nicht möglich.
Bei einer Einwahl per Telefon, das unter Umständen keine eigene Option zur Stummschaltung des eigenen Mikrofons besitzt, kann mittels Eingabe des DTMF-Codes *6 das eigene Mikrofon selbstständig stumm- bzw. wieder freischaltet werden.
Es wird empfohlen, während einer Videokonferenz auf die Nutzung weiterer Programme zu verzichten, sofern Sie nicht für die Videokonferenz notwendig sind (z. B. PowerPoint-Präsentationen).
Sollten die Einschränkungen zu groß sein, kann ein Wechsel des genutzten Endgerätes Abhilfe schaffen. Wenn durch die Teilnehmenden keine Bildschirminhalte geteilt werden sollen, welche auf dem Rechner abgelegt sind, so ist die Verwendung eines beliebigen internetfähigen Gerätes für die Teilnahme an einer Videokonferenz empfehlenswert.
Ist das Gerät per WLAN mit dem Netzwerk verbunden, so kann eine geringe Signalstärke des WLAN zu Unterbrechungen bei der Datenübertragung führen. Diese wirken sich für die Teilnehmenden durch Verzögerungen bei der Datenübertragung oder auch kurzzeitige Bild- und Tonaussetzer aus. Prinzipiell ist eine kabelgebundene LAN-Verbindung dem WLAN oder Mobilfunk vorzuziehen.
Bezüglich der Verfügbarkeit gibt es Vereinbarungen mit dem Dienstleister, der den Betrieb der Plattform verantwortet. Diese teilt sich in drei Abschnitte – das Videokonferenzsystem, die Anbindung an das Internet bzw. Sprachnetz (für Telefoneinwahl) und die Nutzeranbindung.
Bei den durch die teilnehmenden Personen in der Vergangenheit häufig beobachteten Störungen handelt es sich zumeist nicht um Störungen der BDBOS Meeting Plattform, sondern um Überlasten durch Echtzeitverkehre, welche durch die Endgeräte der mobilen Zugänge, durch zentrale Knoten der mobilen Zugänge und durch Kryptierer in den Nutzeranschlüssen bedingt sind.
Sollte die Einwahl wirklich gleich sein (z. B. privater Internetanschluss), so kann ein schlechtes Bild an einer schlechten Verbindung zum Router (z. B. schwaches WLAN) oder an parallellaufenden Anwendungen auf dem Endgerät liegen.
Die CMS-Bund ist für das Teilen von Videoinhalten nicht konzipiert. Beim Einbinden von Videos im Präsentationsmodus werden diese ohne Ton abgespielt. Dazu kommt die Upload-Begrenzung der Geschwindigkeit bei demjenigen, der präsentiert. Dadurch wird immer wieder die flüssige Bildübertragung unterbrochen und es kann zu Aussetzern kommen. Gleiches ist beim Betrachten von Streaming-Inhalten (z. B. YouTube) zu beobachten. Es wird empfohlen, dass nur statische Inhalte geteilt werden.
Sollten Sie eine Videokonferenz-Anlage nutzen: Diese haben oft Videoeingänge in Form von HDMI-Buchsen. Dort kann der Videoausgang eines Computers angeschlossen werden. Der Inhalt des Zweitmonitors eines Computers kann auf diese Weise über die Videokonferenz-Anlage mit den Konferenzteilnehmenden geteilt werden.
Bitte kontaktieren Sie Ihren hausinternen IT-Service bei Fragen und Problemen zur CMS-Bund. Dieser leitet die Anfragen an den Fachbereich der CMS-Bund weiter und informiert Sie anschließend zu Antworten und Lösungen.
Eine Konferenz wird automatisch um 15 Minuten verlängert, sofern mindestens eine Einwahl aktiv bleibt. Maximal sind 16 Verlängerungen à 15 Minuten möglich, insgesamt also vier Stunden.
Nein, das ist nicht möglich. Das Passwort ist bei CMS-Bund-Konferenzen eine numerische PIN mit sechs Stellen und wird vom Buchungssystem generiert.
In regulär gebuchten Konferenzen erhalten alle Teilnehmenden dieselbe Berechtigung. Den Teilnehmenden stehen, abhängig von der Einwahl (Telefon, SIP, WebRTC via Browser) alle Funktionen zur Verfügung. Eine Einschränkung dieser Berechtigungen durch andere Teilnehmende ist nicht möglich.
Bei VIP-Konferenzen sind unterschiedliche Berechtigungen (Host, Guest) möglich, in denen Gästen weniger Funktionen bzw. ausgewählte Funktionen nur nach individueller Aktivierung zur Verfügung stehen.
Die Einwahl ist auch mit mobilen Endgeräten möglich, sofern eine aktuelle Browserversion genutzt wird.
Nein, das ist nicht notwendig. Die Nutzung der CMS-Bund ist direkt per Telefon, mit einem aktuellen Browser oder SIP möglich.
Für eine optimale Audioqualität sollte ein Headset genutzt werden. Selbst einfachste Modelle zeigen eine Verbesserung der Audioqualität gegenüber dem im Endgerät eingebauten Mikrofon und Lautsprecher.
Teilnehmende können aus einer Videokonferenz entfernt werden. Diese Funktion kann insbesondere dann nützlich sein, wenn sich in der Konferenz nicht identifizierbare Teilnehmende befinden. Da das Entfernen von allen ausgeführt werden kann, ist jedoch eine gewisse Sorgfalt vonnöten. Weitere Informationen dazu finden Sie im Anwenderhandbuch.
Für Teilnehmende, die via Browser per WebRTC eingewählt sind, stehen die Funktionen „Chat“ und „Handheben“ zur Verfügung.
Die barrierefreie Gestaltung der Videokonferenzplattform ist notwendig und die Anforderungen gemäß EN301549 fließen in die Weiterentwicklung der BDBOS Meeting Plattform mit ein.
In einem ersten Schritt im Rahmen der Pandemie war es das Ziel, schnellstmöglich ein verfügbares Standardsystem (Cisco Meeting Server) dediziert für die Bundesverwaltung aufzubauen und zur Verfügung zu stellen. Durch die dedizierte Realisierung können organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt werden, die in der öffentlichen Cloud undenkbar wären.
In den nächsten Entwicklungsschritten der BDBOS Meeting Plattform werden Anforderungen, die über den Standard des Produkts hinausgehen, fokussiert berücksichtigt. Im Rahmen der Anforderungsermittlung werden bspw. auch die 50 Erfolgskriterien, die zu einer mittleren Konformitätsstufe der Barrierefreiheit führen, aufgenommen und schnellstmöglich umgesetzt
Alle Teilnehmenden haben derzeit dieselben Rechte. Das heißt, dass alle Teilnehmenden nicht nur sich selbst, sondern auch andere stummschalten können. Auch dies wird als Anforderung in einem späteren Update möglicherweise integriert.
Das kann zwei Ursachen haben. Eine Möglichkeit ist, dass Sprechende nicht das Mikrofon des Rechners nutzen, sondern sich zusätzlich per Telefon eingewählt haben. Die zweite Möglichkeit ist, dass manche Teilnehmende, die nicht sprechen, durch Hintergrundgeräusche im Großbild erscheinen. Hier hilft es, wenn alle, die nicht sprechen, ihr Mikrofon stummschalten.
Alle Kommunikationsbeziehungen zwischen Endgeräten und CMS-Bund werden verschlüsselt konfiguriert, sofern vom Endgerät unterstützt (Normalfall). Sollte ein Endgerät (z. B. IP-Telefonie) eine nicht verschlüsselte Verbindung aufbauen, so wird SIP intern auf SIPS umgesetzt.
IPS, SRTP, HTTPS, LDAPS, TLS – alle internen Geräte werden mit privaten Zertifikaten ausgestattet (von einer internen CA signiert). Alle externen Geräte werden mit öffentlichen Zertifikaten ausgestattet (von einer öffentlichen CA signiert).
Teilnehmende, die sich über WebRTC an einer Videokonferenz anmelden, gehen per http connect auf Port 443. Dieser Verbindungsweg wird ebenfalls TLS-verschlüsselt.
Weiterführende Informationen zum Thema Datenschutz werden in der gesonderten FAQ CMS Datenschutz behandelt.
